Tietosuojaseloste
Turun Slalomseura ry:n Asiakas- jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste (25.5.2018 alkaen)
1. Rekisterinpitäjä
Turun Slalomseura ry
Kakskerrantie 111
20900 Turku
Y-tunnus: 1082034-4
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Turun Slalomseura ry / Toimisto
040 506 5257
3. Rekisterin nimi
Turun Slalomseura ry:n Asiakas- jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Turun Slalomseura ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Turun Slalomseura ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Turun Slalomseura ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Turun Slalomseura ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Alaikäisen jäsenen osalta
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Valokuva
Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot. Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
Sukupuoli
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Laskuihin liittyvät tiedot
Valokuva
Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Sidosryhmien osalta yrityksen yhteystiedot sekä yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai alaikäisen huoltajalta. esim. jäseneksi liityttäessä, osallistuessa yhdistyksen toimintaan tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Yhteistyökumppaneiden osalta tiedot saadaan sopimuksen yhteydessä.
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Turun Slalomseura ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Turun Slalomseura ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Turun Slalomseura ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Turun Slalomseura ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Turun Slalomseura ry
Kakskerrantie 111, 20900 Turku
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 28.8.2019.